Beträd ej gräset!

Verksamhetsledningssystem, ISO-9000, processer... Kärt barn har många namn. Alla har vi varit utsatta för detta. Men har vi verkligen vunnit något på införandet av dem, eller är det bara en hoper konsulter som hela tiden föder nya modeord och tjänar pengar på chefernas tveksamhet för hur ett företag eller ett projekt ska ledas?

Jag har varit utsatt för införande av processer vid ett flertal tillfällen. Tyvärr så har det i många fall slutat med ett stort misslyckande.

Många tror att processer i sig själv leder till bättre kvalitet och säkrare produkter och arbetssätt. Helt fel! Det leder i bästa fall till att man har kontroll på kvalitén. I värsta fall så lurar det alla inblandade att tro att man arbetar på ett bra sätt. För krångliga processer leder till att medarbetare tar genvägar och då har man helt plötsligt noll koll på verksamheten.

I min värld så är den av de största fördelarna med processer att man kan skapa en bank av bra arbetssätt och på så sätt se till att de bra rutinerna används av alla även i framtiden. Man kan använda processbanken till att utbilda nya användare. Men framför allt så kan man utveckla de processer som är dåliga.

I ett verksamhetsledningssystem är processen "kontinuerliga förbättringar" den i särklass viktigaste. Tyvärr är det också den som är svårast att få gehör för:

- När processerna väl rotat sig så skapas ofta en kultur som vill bevara det de har och som är obenägna för förändringar. Ofta så skapas det också processer som är unika för olika avdelningar vilket kan försvåra ett effektiviseringsarbete då avdelningar kan tvingas att slå ihop eller läggas ner. Revirpinkeri resulterar då ofta i att man behåller de dåliga processerna hellre än att förlora inflytande.

- Budgeten för processarbetet täcker i de flesta fall enbart införandet. Fortsatta utbildningar samt utvecklingsarbete är ofinansierat. Därmed så blir man fast i de första utgåvorna av de dåliga rutiner som existerade innan processerna dokumenterade dem.

När jag för ett antal år sedan tjänstgjorde på F7 så höll Flygvapnet (det hette fortfarande så på den tiden) på att införa processer. Detta var ett krav från FLYGI enligt RML - Regler för Militär Luftfart. Man begick givetvis en mängd misstag:

- Processkapandet började uppifrån och ned. Det innebar att användarna hittade inga processer som var tillämpbara för dem själva. De kände sig inte delaktiga och använde därför heller inte några av processerna.

- Man missade att det redan fanns ett antal bra processer som i stället för att skapas från början bara skulle dokumenteras och föras in i verksamhetsledningssystemet.

- Varje flottilj skapade sina egna verksamhetsledningssystem. Detta är vansinne då mycket av det vi gör är gemensamt. Det måste därför finnas centrala och lokala processer.

För att lösa dessa missar så ändrade Flygvapnet sin organisation och införde FMFO som central flygoperatör. Bra för det gemensamma arbetssättet med central teknisk chef och central flygchef. Mindre bra för flexibiliteten. Hur gör man t.ex. lokala avsteg på individbasis? Om en central chef skall belamras med alla dessa småbeslut så får han inte tid över för de stora besluten.

När jag började jobba på FMV så införde man precis processer. Arbetet kallades fantasifullt nog för "IAP - Införande av processer". Ett gigantiskt webbaserat verktyg togs fram. Problemet var att de krångliga processerna som t.ex. "att leda projekt" tog tid att få fram. I stället så lade allt för många ner tid på i min värld ganska så korkade processer. Det värsta exemplet var en process kallad "att parkera bil på FMV"!

Det blev till att göra omtag.

Man får inte glömma att processer kan aldrig ersätta sunt förnuft. Är det fel i processerna och verksamheten blir lidande på grund av att den blir för krånglig så är det processerna som måste uppdateras. Precis som i orientering är det verkligheten som gäller och inte kartan!

Jag såg för några år sedan ett bra exempel på en verklighetsanpassad process. Man byggde en ny park i Stockholm. Men i stället för att från början dela upp parken i gångar och gräset så valde man att lägga gräs överallt. Efter ett tag så började det formas stigar efter de rutter som folk föredrog att gå. Först då passade man på att skapa grusade gångar i de redan upptrampade stigarna. Tyvärr är det allt för ofta som man gör tvärtom. Bygger ett par krångliga och långa vägar samt sätter upp skyltar som säger att det är "förbjudet att beträda gräset".

För att travestera Eisenhower, "Processer i sig själv är inget värt, men arbetet att skapa processer är värt allt".