PRIO 2.0

I mitt förra inlägg om PRIO så bad jag politikerna att följa upp Införande 1-2 av PRIO innan beställning av Införande 3-4. Nu har FM levererat sin rapport till Försvarsdepartementet. För dom som har tillgång till FM nät så heter rapporten "Försvarsmaktens svar på Försvarsdepartementets anmodan med anledning av Statskontorets granskning av Försvarsmaktens införande av ett integrerat resurs- och ekonomiledningssystem PRIO", HKV 23 250:555 31, 2010-04-16. Den innehåller tre bilagor varav två hemliga (dessa rör givetvis ekonomi och nytta av PRIO) som jag därför inte kan kommentera och en öppen.

I en analys av PRIO fas 1 2005 så kom FM tillsammans med konsultfirman Gartner Group fram till:

En viktig del i beslutet var även att verksamhetens processer och arbetssätt i största möjliga utsträckning skulle anpassas till vald systemlösning och att unika och kostsamma anpassningar därmed skulle kunna minimeras. Ytterligare ett skäl att välja ett standardsystem var (och är) att Försvarsmakten inte skulle behöva bära systemets utvecklingskostnad på egen hand, utan kunna dela denna med alla andra nyttjare av systemet.

Försvarsmakten verkar i rapporten vara nöjda med Införande 2:

Den 6 april 2010 produktionssatte Försvarsmakten Införande 2 enligt beslutad tidplan. Förberedelsearbetet och planlagda tester som föregick produktionssättningen har genomförts med ett gott resultat och med en god medverkan från berörda parter. Införandet har intill dags dato fungerat väl och utan de driftstörningar som initialt präglade Införande 1.

Detta är inte helt enligt de rykten jag hört. PRIO har nu varit i drift i tre veckor. Finns det någon därute som har erfarenheter att delge? Stämmer verkligen FM redovisning, eller skiljer sig verklighetsuppfattningen mellan användare och de som skrivit rapporten?

Fråga 1: Ekonomi
Den samlande kostnaden för projekt PRIO för att utveckla, anskaffa och införa system PRIO i Försvarsmakten uppgår till cirka 2 500 miljoner kronor. Denna kostnad består av direkta utvecklings- och anskaffningskostnader relativt huvudleverantören IBM samt Försvarsmaktens egen del, projekt PRIO, i vad avser personalkostnader, lokalkostnader, resekostnader m.m.. Kostnaden omfattar samtliga införanden av system PRIO (1-6). Försvarsmakten finansierar huvuddelen av dessa kostnader via lån i Riksgälden (immateriella anläggningstillgångar) med en avskrivning på fem år. Det medför att avskrivning av lånen kommer att belasta Försvarsmaktens anslag t.o.m. år 2017. Vid utgången av 2009 uppgick Försvarsmaktens kostnader för utveckling och anskaffning av system PRIO till 1 040 miljoner kronor som upptagits som lån i Riksgälden. De återstående kostnaderna för Införande 2 är ca 100 miljoner kronor under 2010.

Planeringen för Införande 3-4 bygger nu på det avrop som gjordes den 30 december 2009 tillsammans med de erfarenheter Försvarsmakten har avseende Projekt PRIO interna kostnader från Införande 1 och 2. Den planerade kostnaden för Införande 3-4 är ca 700 miljoner kronor under åren 2010-2012.

Planeringen för avropet av Införande 5 och 6 har ännu inte påbörjats. Den planeringsram som återstår för dessa införanden är ca 400 miljoner kronor.

Det jag helt saknar i den ekonomiska planeringen är fortsatta utvecklingskostnader för PRIO. Inget IT-system som jag har stött på tidigare har fungerat fullt vid leverans. Enbart budgetering för "stöd för drift" är inte tillräckligt och det kommer därför att behövas budget för ett PRIO 2.0. Jämför med FENIX där man efter införandet mer eller mindre lade ner projektet på FMV. Systemet var ju COTS och skulle fungera felfritt. Ack så man bedrog sig! Nu håller man på att starta upp det igen då både FM och FMV märkt att det behövs en projektledning och en leverantör som fortsätter att utveckla och inte bara underhålla.

PRIO COTS verktyg kommer att utvecklas och hårdvarukraven ändras. Jag saknas därför i budgeten även regelbundna byten av hårdvaran (arbetsstationer, servar m.m. som krävs för att köra PRIO). De flesta FM anställda har idag en tjänstedator där tanken är att PRIO ska köras. Erfarenheter från tidigare IT system är att en par år gammal tjänstedator brukar mer eller mindre överbelastas när ny mjukvara körs. Detta kanske kan räknas som en separat budget från PRIO då datorerna kan användas till annat, men måste finnas med inom FM totala driftbudget.

System PRIO är i nuläget inplacerat i den del av infrastrukturen som kan hantera sekretessklassificerad information då informationen som inläggs i systemet under Införande 1-2 ej är sådan som innehåller sekretess som rör rikets säkerhet. Den information som kommer att läggas in i system PRIO i samband med Införande 3-4 har dock i samband med genomförd informationsvärdering givits klassningen Hemlig/Restricted. Av detta skäl måste Försvarsmaktens infrastruktur utvecklas så att den, senast i samband med PRIO Införande 3-4, kan hantera denna information.

Här ligger den stora fälla som många av de tidigare IT-systemen i FM har fallit i. Lokala hemliga nät är inget svårt, men detta kommer att vara ett rikstäckande nät som även har vissa behov för åtkomst under utlandsuppdrag. Ett annat problem är att många verksamheter inom FM har betydligt högre hemlighetsgrad än Restrikted. Ska dessa hanteras i ett separat system?

Kostnaderna för säkerhetslösningar ingår i en av de sekretessklassade bilagorna. Denna kostnad är inte medräknad i PRIO, vilket jag tycker är OK då FM anställda även av andra skäl behöver kunna hantera sekretessbelagd information i gemensamma nätverk.

Fråga 2: Effekt och Nytta
Den här frågan är fatiskt en smula intressant då det trots allt från början är statskontoret som krävt att FM ska ha bättre uppföljning på sina kostnader. Att man över huvud taget ställer denna fråga visar på hur misstänksamma statskontoret och Försvarsdepartementet är på PRIO.
Frigjord arbetstid – innefattande att mindre tid åtgår till administration som kan nyttjas för mer framåtinriktat analysarbete och till kärnverksamheten.

He, he. Tillåt mig att tvivla en smula. Det är just det här som jag kraftigt misstror med PRIO. Med tidigare IT-system inom FM så har det mesta hanterats av administratörer. Nu ska i stället de vanliga officerarna använda systemet. Erfarenheter från t.ex. införandet av Platina på FMV pekar på att IT-system fungerar i provdrift, men att när det går ut till den breda massan så uppstår problem. Orsaken till detta är så enkel som att vissa användare helt enkelt inte har kapacitet eller vilja att lära sig något nytt. Användargränssnitten är dessutom ofta designade för vana användare och inte "medelsvensson" som ska använda det då och då. Resultatet blir att användarna kommer att få tillbringa en allt för stor del av sin tid i PRIO. Kom ihåg var ordet Sabotage uppstod från! Det var arbetare som protesterade mot det nya som infördes. Liknande tendenser bör man därför ta höjd för under de första årens användande...

En liten fundering kring kommentaren: Det senare avser besparingar inom utbildningsverksamheten som ej bedöms kunna realiseras då förutsättningarna förändrats i och med att antal elevplatser starkt reducerats sedan ursprunglig kalkyl 2007. Ryktet säger att PRIO licenserna är så dyra att alla FM-anställda inte kommer att få använda PRIO, vilket gör att t.ex. plutonchefer får göra jobbet åt sina soldater. Mer PRIO och mindre effektivt arbete med andra ord.

Jag kan dock hålla med om att en stor vinst med PRIO är att FM gör sig av med alla gamla föråldrade IT-system. Datorernas hårdvara är föråldrade och det finns få som kan programmera mjukvaran. Men man får inte luras av fällan att tro att ett ålderdomligt utseende är detsamma som att systemet är dåligt. I vissa fall är de gamla gränssnitten effektivare än de nya, vilket användare av DIDAS fått erfara efter övergången till FENIX. När man försöker ersätta många system där var och en har ett optimerat användargränssnitt med ett gemensamt system brukar resultatet bli att användargränssnittet blir "grötigt".

FM räknar med att spara minst 314 miljoner per år och eventuellt ytterligare 488 miljoner per år genom att gå över till PRIO. Eftersom vi i framtiden har PRIO till att just följa upp våra kostnader så borde det vara mycket enkelt att inom något år verifiera att dessa beräkningar stämmer, eller hur? Med 314 miljoner per år tar det i så fall minst 7.96 år att tjäna in de initiala kostnaderna för PRIO. Man tar dock höjd för att det kommer att ta ett tag innan effekten (och besparingarna) med PRIO kommer att synas.

Det danska och kanadensiska försvarets erfarenheter visar på att full kraft uppnås först tre till fem år efter införandet. Vidare upplevs de största nyttorna vara de kvalitativa i form av bland annat snabb, mer exakt och mer tillförlitlig information som underlag för beslut.

Besparingarna kommer 3-5 år efter införande 3-4 (klar 2012), d.v.s ca 2025 har PRIO arbetat in investeringskostnaderna. Då är det nog dags för ett nytt system...

I bilaga 3 listas bedömd nytta av PRIO. Det är ganska så många osäkra faktorer, men bl.a. följande nytta listas som "Säker":
- Högre precision vid avveckling av militär personal. Möjlighet att behålla officerare med för FM relevant kompetens

Denna nytta kan komma att behövas i slutet av 2010...

Lite intressant är att nyttan "Bättre uppföljning av regelverken" listas som Osäker?!

Fråga 3: Systemspecifikation
Vilken status har systemspecifikationerna som används för nuvarande systemarbete? När är de framtagna och i vilken utsträckning har de anpassats till de förändringar som försvaret genomgår?
...
I beslutet avseende PRIO innefattas att Försvarsmakten ska anpassa processer och arbetssätt till möjligheterna inom ramen för den standardfunktionalitet som finns i upphandlat system. Detta för att undvika utvecklandet av särlösningar. System PRIO bygger på SAP ECC 6.0 som är ett standardsystem som i väldigt stor utsträckning är anpassningsbart genom konfiguration utifrån olika kunders behov. Försvarsmaktens krav har vidare medfört att SAP ECC 6.0 i standard har kompletterats med specifika tilläggsfunktioner i en branschlösning anpassad för offentlig verksamhet, försvar och säkerhetsorganisationer kallad SAP DFPS (Defence Forces and Public Security).

Svaret är helt enkelt det att eftersom PRIO är COTS så är det FM som anpassas till PRIO och inte tvärtom...

Fråga 4: Säkerhetslösningar
Alla användare av Försvarsmaktens IT-system kan idag verka i en infrastruktur som kan hantera öppen och sekretessklassificerad (SK) information. Det finns ett klart behov av att utveckla infrastrukturen så att den, med ett likartat tjänsteutbud (intern e-post, fillagring, portallösningar mm) kan erbjuda ett större antal medarbetare att på ett effektivt sätt dela och utbyta information som placeras/placerats i informationsklasserna Hemlig/Restricted och Hemlig/Secret. Uppbyggnad av den senare funktionaliteten (Hemlig/Secret) pågår, främst för krigsförbandens behov samt för delar av Högkvarteret. Då det är kostnadsdrivande att införa de säkerhetsmekanismer som krävs i de högre informationssäkerhetsklasserna (bl.a. Hemlig/Secret) är det inte motiverat att bygga ut infrastrukturen för dessa informationssäkerhetsklasser på en stor bredd.
...
Antal användare som skall kunna använda en SK-infrastruktur skall initialt vara 17 000 fördelade på verksamhetsställen enligt PRIO Införande 3-4 behov. Detta antal skall vara utbyggbart till 24 000.

Antal användare som skall kunna använda en H/R-infrastruktur skall initialt vara 7 000 fördelade på verksamhetsställen enligt PRIO Införande 3-4 behov. Antalet skall kunna vara utbyggbart till 12 000.
...
Av ovanstående principer framgår att ca 7 000 användare inkluderande industri och andra myndigheter (utbyggbart till 12 000) skall kunna ges tillgång till en H/R-informationsinfrastruktur med direkt access till PRIO-systemet.

Det är bra att det byggs upp en infrastruktur för att hantera H/R information inom FM. Men erfarenheter av säkra lösningar med bl.a. krypterade hårddiskar på FMV avskräcker en smula. Vissa medarbetare på FMV har ibland upp till 40 minuters uppstartstid av sin dator varje morgon. Det är många veckotimmar som i PRIO kommer att redovisas som "Fika". För hårda säkerhetslösningar har också en viss tendens att resultera i att användare tar genvägar för att komma förbi dessa hinder. Detta resulterar ofta i sämre säkerhet. Jag hoppas därför att FM är realistiska i sina säkerhetsmålsättningar och tar hänsyn till "minsta motståndets väg".

Hmm... Med tanke på att det är så många externa intressente för FM ekonomi så är frågan hur många licenser som i slutändan blir över för FM personal? Ännu mer arbete för plutonchefen?

Fråga 5: Införande 5-6
Ett avrop av Införande 3-4 med ett antal förbehåll (se nedan) var det bästa och mest affärsmässiga alternativet. Detta ur såväl kostnads-, resurs- som tidssynpunkt. Ett stopp i ett antal månader skulle allvarligt riskera det fortsatta genomförandet ur bl.a. följande aspekter:

- En ny avropsförhandling skulle behöva genomföras med risk för ytterligare tidsförskjutningar och ökade kostnader

- En risk för kompetens- och resurstapp inom såväl Försvarsmakten som hos IBM, vilket allvarligt skulle försvåra en återstart av införandet

Tyvärr är det alldeles för ofta som FM beställer utveckling av en produkt bara för att säkerställa att industrin som levererar produkten bibehåller sina resurser. Men är inte en av anledningarna att köpa COTS att industrin ska kunna bibehålla sina resurser för att det finns andra användare av systemet? Vi måste lära oss att det är inte enbart FM som ska finansiera IBM på samma sätt som vi tidigare finansierat Saab, Hägglunds, Bofors m.m.

Beslutet att fortsätta med Införande 3-4 bygger på att Införande 2 har fungerat. Men hinner FM verkligen utvärdera detta till slutet av maj?

FM har möjlighet att säga upp avtalet, men inte att få pengarna tillbaka. Leverantören kommer att få ersättning för utfört arbete oavsett funktionalitet fram tills dess att avtalet sades upp.

Enligt de rykten som jag har hört så funderar man i PRIO projektet på att undvika att ersätta underhållssystemet FENIX med PRIO. Detta gör att Införande 5-6 blir mindre komplext och kanske kan hålla sig inom budgeterade 400 miljoner. I stället kommer en modul att utvecklas som importerar underhållsdata och förbrukning av reservdelar m.m. till PRIO så att kostnaderna för underhållet kan beräknas och planeras. Det behövs dock en budget för att modifiera FENIX så att även detta system kan exportera/importera data från PRIO.

Fråga 6: Miniminvå för en rättvisande redovisning
Finns det alternativa lösningar till PRIO som uppfyller statskontorets krav på ekonomisk redovisning? Denna rapport indikerar att så inte är fallet, utan att FM just nu står och faller med PRIO.

Sammanfattning
Rapporten redovisade tyvärr inte erfarenheter av PRIO Införande 1 och 2 förutom att man nämde "vissa" problem med Införande 1. Hur ska våra politiker kunna besluta om fortsatt införande utan att veta hur bra systemet kan bli? Det enda som redovisas i rapporten är vilka svårigheter som uppstår utan PRIO.

Det som oroar mig är att FM är så snabba att beställa Införande 3-4 för att det är där som vinsterna med PRIO finns. Har vi verkligen tillräckligt torrt på fötterna för att bestämma att det är PRIO vi vill ha efter erfarenheterna av Införande 1-2? Eller har vi gått så långt att det helt enkelt inte finns någon återvändo?

Vi bloggare är inte de enda som är intresserade av PRIO. Även Veckans Affärer följer införandet av PRIO med stort intresse. Vi lär nog därför få läsa mer i pressen framöver.

”Riktigt stora projekt är knepiga. Analyser visar att 30–40 procent aldrig kommer i mål och mycket få når de ursprungliga effekt-, kostnads- och tidsmålen”, säger Alf Westelius, som är professor på institutionen för ekonomisk och industriell utveckling vid Linköpings universitet och som forskar om förändringsprocesser och informationsteknik.

Alf Westelius menar att drivkrafterna bakom stora affärssystem är ”drömmen om kontroll och överblick”, förhoppningar om att nya system är bättre än gamla och att IT-avdelningarna vill ha standardlösningar.

”I själva verket handlar det om förändringsprojekt som måste förankras på alla håll i organisationen. Annars uppstår motverkande krafter. Och någonstans måste man ställa sig frågan om totalintegrerade system egentligen är vettiga”, säger han.

I ovanstående analys kanske man också ser det största behovet av PRIO projektet. PRIO sätter fart på det andra stora projektet under 2010-2011, nämligen införandet av det nya personalsystemet. Under våren 2010 kommer PRIO att programmeras med alla tjänster i den nya Försvarsmakten. Sedan är det upp till alla officerare att träda in i "Hela havet stormar" processen när dom ska söka sina nya tjänster. 2000 officerare ska sedan omgaloniseras och bli specialister. I slutet av året ska de som inte fick några stolar sägas upp. Men vad händer om PRIO inte är klart när denna process ska påbörjas?

Tyvärr så håller Constantine Films på att rensa YouTube från alla parodier på scenen i filmen "Undergången", där Hitler skäller ut alla sina generaler. Därför så har även parodin på PRIO tagits bort. Tack ändå du luttrade FM-anställd som tog dig tid att visa dina känslor för PRIO. Du har roat många inom FM och FMV...