Titanic II (uppdaterad)

Den här vintern har varit kall och det har varit mycket is i Stockholms skärgård till fasa för helgresenärerna som suttit fast bland isflaken. Ibland känner jag mig därför som utkiken på Titanic (om dom nu hade en). Jag står bakom kaptenen på bryggan och tittar på hur han styr med sin ratt och ropar en massa kommandon till sin besättning. Allt ser bra ut förutom det stora isberget som närmar sig som ingen verkar se. Hjälplös så inser jag att ingen kommer att göra något och snart går skeppet under. Det är då jag vaknar upp kallsvettig ur min dröm. Tyvärr så finns det även andra "osänkbara" skepp än Titanic och andra faror som likt isberg döljer 90% under ytan.

På grund av, eller kanske tack vare Försvarsmaktens (FM) alla svarta hål har man av regering och riksdag fått i uppgift att bättre följa upp och styra sin ekonomi, med krav på en heltäckande och tillförlitlig redovisning av resultat och resursutnyttjande med utgångspunkt i den nya ekonomimodellen (FEM). Verktyget för att klara denna uppgift är det integrerade resurs- och ekonomiledningssystemet kallat PRIO.

Enligt C F21 nyhetsbrev 020225 så har ”ÖB prioriterar införandet av PRIO. Exempelvis prioriteras PRIO införande före produktion av insatsförband.” En smula skrämmande då stödsystemen prioriteras högre än verksamheten.

PRIO bygger på verktyget SAP som levereras av IBM (med CAP Gemini och Logica som underkonsulter). Det är i grund och botten ett COTS-verktyg, men jag misstänker att FM som vanligt stället en hel del unika krav. Varför hänger vi hela tiden på misslyckade internationella trender? Borde inte Norges och Försäkringskassans avskräckande erfarenheter av SAP vara tillräckligt för att inse att vi är på väg in på fel spår? Vad kommer slutnotan att bli? 2008 sades det 600 MSEK. Projektet har idag förbrukat 1100 MSEK och budgeten ligger just på 2,5 miljarder. Statskontoret har offentligt kritiserat projektet, vilket fått CIO Thomas Engevall att personligen ta över styrningen av projektet. Hmm...påminner om JSF där man sparkar en tvåstjärnig general och tillsätter en trestjärnig amiral. Så mycket bättre det blir av det...

Fler artiklar om SAP finns här.

FMV försökte för ett par år sedan införa projekt NYTTA. Det skulle vara en kombination av nya system för projektledning, ekonomi m.m. Precis som så ofta innan så bet man en för stor bit av äpplet. Att samtidigt ändra organisationen och verktyget för att utföra arbetet är sällan lyckosamt. Tyvärr så är det precis vad FM tänker göra under 2010. Nytt personalsystem och nytt ekonomi- och personalhanteringssystem.

Jag tänkte i detta inlägg inte fokusera på konsekvenserna ur säkerhetssynpunkt utan krasst konstatera att tidigare projekt som ORION och NBF gått i graven med stora kostnader för FM på grund av att man underskattat dessa problem. Fokus i detta inlägg blir i stället anskaffningsprocessen, arbetssätt och luftvärdighet.

Det går inte att undvika lite inledande ekonomi eftersom det är en del i anskaffningsprocessen…

I den allmänna debatten hängs ofta FMV ut som en dålig upphandlare till FM. Vad många inte tänker på är att FM köper in stora mängder tjänster och materiel på egen hand, utan minsta inblandning av FMV. Detta sker via FMLOG inköpsfunktion samt direkt av HKV. I dagsläget ligger denna FM-interna anskaffning på ca 7 miljarder per år. (En rätt så stor del av FM årliga budget med andra ord). Parallellt med införandet av PRIO har därför projekt UEFA – ”Utveckling och Effektivisering av Försvarsmaktens Anskaffningsprocess” dragits igång (se logistikchefens nyhetsbrev nr 1, 2010). Det intressanta är att UEFA ska vara klar 2012, d.v.s. efter stora delar av PRIO införande. Vore det inte en smula mer logiskt att först titta över hur man arbetar, identifiera problem och sedan köpa ett stödsystem som är anpassat för detta?

PRIO införande 1 och 2 (funktionalitet för Ekonomi och HR - Human Resources) har varit fulla av problem och leverantören har hittills inte lyckats åtgärda de rapporterade felen. Trots detta vill FM dra igång med införande 3 och 4 (stöd för främst Försvarsmaktens Logistikprocesser). Varför denna brådska? Förklaringen är enkel, FM får helt enkelt rabatt om de beställer nu i stället för att vänta till senare. Införande 3-6 är optioner utan fast pris, vilket innebär att fördyrningar i samband med införande 1-2 kommer att hämtas hem på införande 3-4. Om kostnaderna ökar för mycket med 3-4 kommer 5-6 endast införas på en begränsad nivå, vilket minskar effekten och nyttan av PRIO. Så i stället för att vänta med ytterligare investeringar till man sett om den första leveransen kan lyckas så häller FM in ytterligare pengar i ett blödande projekt. Hade jag varit en lärare i företagsekonomi hade FM fått ett klart IG i slutbetyg.

De omfattande störningarna i de mottagande förbandens (FMLOG och HRcentrum) verksamheter i anslutning till Införande 1 har fortsatt. Vid sidan av de problem som rört själva införandet förefaller det, enligt Statskontoret, som om det systemstöd som hittills har införts inte fullt ut är ändamålsenligt i förhållande till den verksamhet systemet är ägnat att stödja. Ett skäl till detta bedöms vara att de specifikationer som legat till grund för systemutvecklingen inte fullt ut har speglat verksamhetens behov och krav samtidigt som nödvändiga anpassningsåtgärder i verksamheten har försenats.
…
Införande 3 och 4 är för närvarande föremål för förhandlingar mellan Försvarsmakten och Leverantören. Enligt Statskontoret återstår dock ett omfattande arbete med att specificera kraven på Införande 3 och 4 utifrån verksamhetens behov och eftersträvad nytta. (”Granskning av Försvarsmaktens införande av ett integrerat resurs- och ekonomiledningssystem. (PRIO) status i december 2009, Statskontoret Dnr 2005/446-5)

Hur lång tid tar det då för investeringen av PRIO att visa effekt? PRIO projektet omfattar idag 130 man i FM och 100 anställda hos leverantören. I grova drag innebär det arbetskostnader på 230 MSEK/år. Då räknas inte den tid som alla medarbetare kommer att lägga på PRIO. FM anger i sitt underlag till statskontoret att 4 år efter driftstart kommer man se besparingar (något statskontoret betvivlar). Om man räknar med 100 MSEK inbesparingar per år (troligtvis betydligt lägre) så är PRIO inbesparat om 15-29 år. Frågan är hur FM ser ut vid denna tidpunkt? Med tanke på att IT-system har en livslängd som är ett fåtal år innan det krävs nyinvesteringar så tvivlar jag att vi någonsin kommer att kunna räkna hem investeringarna.

Försvarsmakten bedömer att betydande årliga kostnadsreduktioner kan göras fyra år efter driftsättning av PRIO. Såvitt Statskontoret kan bedöma finns det, mot bakgrund av genomförda intervjuer, risk för väsentligt lägre nyttor jämfört med tidigare bedömningar. Begränsad realisering av nyttor kan, enligt Statskontoret, riskera hela grundvalen för Försvarsmaktens införande av PRIO. Statskontoret konstaterar att system PRIO kommer att medföra i stort sett oförändrade kostnader för drift, licenser, support, systemförvaltning samt vidareutveckling, jämfört med de befintliga system som PRIO ska ersätta. För att undvika dubbelkostnader är det, enligt Statskontoret, angeläget att dessa system avvecklas i takt med att PRIO införs. (”Granskning av Försvarsmaktens införande av ett integrerat resurs- och ekonomiledningssystem (PRIO) status i december 2009, Statskontoret Dnr 2005/446-5)

Över till personalhanteringen…

PRIO håller på att bli som jätten Glufs Glufs, d.v.s inte bara ett stödsystem för FM, det blir i realiteten själva FM. Jag var för ett tag sedan hos min personalhandläggare på HRC och sökte en ny tjänst. Jag fick där en insikt i hur PRIO kommer att använda i framtiden avseende personaltjänst. Alla medarbetare i FM ska ha en egen login i PRIO där deras profil lagras, inklusive vitsord, utbildningar, tjänstgöringar m.m. Vid utvecklingssamtal så ska chefen fylla i medarbetarens profil, se Försvarets Forum nr 1, 2010. När man söker en ny tjänst ska den sökandes profil matchas med den som PRIO anger behövs för den aktuella tjänsten. Detta ställer till problem för FM personal som inte har tillgång till FM interna nät EMIL. Detta gäller personal på utlandstjänst, attachéer, FMV m.m. Hur ofta har jag inte fått höra att lediga tjänster läggs ut på EMIL, ett system som jag själv aldrig använt eller haft tillgång till.

I ett avsnitt av min favoritserie Gaston så hade huvudpersonen uppfunnit den automatiska rakningsmaskinen. Den skulle spara massor av tid på morgonen då användaren tryckte in huvudet i maskinen som rakade hela ansiktet i ett svep. Gastons kollega Nicke kommenterade att detta inte skulle fungera då alla människor har olika form på sitt ansikte. Gastons svar var ”Före, ja”.

Likt Gastons rakmaskin kommer PRIO att skapa förbestämda formar som FM anställda kommer att stöpas efter. I VU10 står det följande ”Införandet av PRIO har ställt krav på en mer enhetlig organisationsstruktur, i och med principbeslutet 2003, att införskaffa en kommersiell programvara för VHL-systemet. Sammantaget bedöms effekten av föreslagna åtgärder ge en försvarsmakt som är mer fokuserad mot insatsförbanden.” D.v.s. Försvarsmakten formar inte PRIO, PRIO formar För4svarsmakten och alla förband ska se likadana ut. Ej eftersökta egenskaper kommer aldrig att vägas in i tillsättandet av en tjänst. Var ligger meritvärdet av t.ex. pappaledighet eller civil utbildning? Vad händer om dessa formar inte överensstämmer med de förmågor som framtidens försvar söker hos sina medarbetare? Vanligt sunt bondförnuft vid tillsättning av tjänster kommer att ersättas av ett mer mekaniskt tänkande hos FM personaladministratörer.

FM ledning (FML) har tidigare fått kritik för att vara för koherent. Inte en enda av de högre officerare har en bakgrund som markant skiljer sig från de andras. PRIO kommer att driva detta likriktande ytterligare ett snäpp. Alla nivåer i FM riskerar att i framtiden bestå av stereotyper. Vad är nästa steg för val av FM medarbetare för att säkerställa likformighet? DNA profilering likt i filmen Gattaca?

Tyvärr är nog likformigheten i FML en av orsakerna att projekt liknande PRIO drivs igenom om och om igen. Vid beslut kommer nya förslag bara kritiskt granskas med en typ av ögon. Inte undra på att det inte finns några NEJ-sägare i FML, alla tycker att förslagen är lika bra eller lika dåliga. Ett ”bra” förslag kan därmed drivas igenom i all oändlighet, för det kommer aldrig att kritiseras.

När införande 3 och 4 (och senare 5-6) av PRIO läggs ut på förbanden innebär det att många medarbetare kommer att lägga en stor del av sin arbetstid för att fylla PRIO med data. Rimligt borde vara att FM medarbetare får en tidskod att fylla i sin veckouppföljning som heter ”Arbeta med PRIO”. Tyvärr misstänker jag att denna tidskod kommer att få mer tid allokerad än t.ex. ”Skjuta med AK-5”.

När ett stödsystem går från att stödja verksamheten till att bli verksamheten så är det tveksamt om det verkligen gör nytta.

Bara utbildningen för chefer tar mycket tid. En av mina kollegor hade fem stycken teoriutbildningar inplanerade på mellan 0.5 till 1 dag per styck. Utöver detta var det 46 stycken webbaserade utbildningar på upp till 1h vardera. Ca två veckors utbildning med andra ord. Då licenserna är dyra kommer inte alla användare få en egen login, vilket innebär att plutonschefer m.m. kommer att administrera sina soldater. Ytterligare mindre tid med AK-5 med andra ord.

Till sist en smula funderande kring begreppet flygsäkerhet…

I Flygvapnet införs just nu FENIX på bred front för att följa upp konfigurationen på flygplan och helikoptrar samt styra behovet av underhåll. Detta system har ur sekretessynpunkt klassats som ”Öppet” trots att det i mina ögon egentligen innehåller en hel del hemlig information. Bl.a. kan man läsa ut exakt hur många flygplan som för tillfället finns tillgängliga för operationer av Flygvapnet. FMV har tidigare p.g.a. sekretess nekats av MUST att följa upp den dagliga tillgängligheten. Anledningen till klassningen är helt enkelt att systemet inte är designat för att hantera hemlig information. Skulle vi klassa om det skulle vi ställa all flygverksamhet i FM. Detta är ett typexempel på att FM egna säkerhetskrav ställer till det i upphandlingen av IT-system. Man vågar helt enkelt inte klassa datat på rätt sätt då det automatiskt medför ett system som inte är användbart. Alternativ så följer man säkerhetskraven till punkt och pricka och får något oanvändbart. Ta exemplet med de bärbara datorer som används för planering av flyguppdrag på Gripendivisionerna. Dom får internationellt enbart användas i särskilda RÖS-skyddade containrar. Planeringsdatorn är med andra ord bärbar, men containern kan knappast klassas som bärbar eller ens flyttbar.

FENIX bygger på det kommersiella verktyget Maintenix. Men i vanlig anti-COTS anda så har FM lagt på egna gränsnitt ovanpå Maintenix samtidigt som man valt att inte köpa ut en del av de mer användbara delarna i Maintenix. Resultatet är en produkt som är dyr i underhåll och som inte längre kan dra nytta av den utveckling som sker av produkten Maintenix. Den svenska anpassningen av Maintenix till FENIX görs av företaget Logica, tidigare WM data. Hmm, hur kommer det sig att detta bolag ideligen vinner FM upphandlingar av IT tjänster? Detta är värt en separat granskning. Jag misstänker att det likt Saab Nyge Air sitter en hel del f.d. militärer i Logicas styrelse...

I FENIX projektet har man även lyckats med misstaget att glömma bort att det behövs en organisation för att vidmakthålla systemet. Bara på FMV planeras det att ett 30-tal medarbetare kommer att syssla med vidmakthållande. Till detta kommer FMLOG och Logicas årliga personalkostnader samt licenskostnader för Maintenix. En årlig bedömd kostnad på minst 100 MSEK i vidmakthållande är nog ingen underdrift.

Uppstarten av FENIX har inte varit helt smärtfri. En del roliga buggar har upptäckts. Bl.a. så var enligt systemet vid ett tillfälle två kanoner monterade i en 39B. Eftersom 39B inte ens har en kanon, så var detta resultat både kul och avskräckande. Andra fel är mindre trevliga. Omklassningen av fel har inte fungerat sedan införandet. Detta leder till att felstatistiken inte går att helt lita på vilken kan leda till felsatsningar i underhållsförebyggande åtgärder.

Varför tar jag då upp FENIX när detta inlägg handlar om PRIO? Jo, FENIX ska i införande 5-6 byggas in eller ersättas av PRIO. Man vill ha koll på vad det avhjälpande underhållet av flygplanen kostar samt se hur mycket förebyggande underhåll som planeras under året. Ett system som man precis har infört ska med andra ord snart ersättas. Andra underhållssystem som t.ex. LIFT hinner nog inte ens införas innan PRIO ska ut på banan. Detta trots ett antal år av utveckling.

FM har bitit en för stor tugga av äpplet och riskerar att sätta i halsen. Man blandar i PRIO ihop en massa verksamheter med olika sekretessklassning och behov i samma system.

- Ekonomi. FM verksamhet är till vissa delar klassat som Kvalificerat Hemlig/Top Secret eller Hemlig/Secret. Det kan t.ex. gälla SSG, MUST och signalinhämtning med Orion och S102 Gulfstream. PRIO skall enligt plan i införande 3-4 klassas för att hantera information upp till Hemlig/Restricted, vilket tyder på att endast delar av ekonomin kommer att följas upp.

- Personaluppföljning. Detta ställer PUL - Personuppgiftslagen stora krav på. Personliga data får inte vara åtkombara för vem som helst. Poliser och sjuksköterskor åtalas lite då och då när dom av nyfikenhet är inne och tittar på persondata som dom inte har med att göra. Vad detta har med den ursprungliga tanken på PRIO för ekonomiuppföljning vette sjutton. När det dessutom pratas om att vitsorden ska även visa hur väl en officer följer värdegrunden så börjar det lika åsiktsregistrering. Undrar om Datainspektionen har varit remissinstans i detta ärende?

- Flygsäkerhet. Även om man väljer att inte klassa om informationen i FENIX och den därmed inte behöver skyddas ur sekretessynpunkt, så är det mycket viktigt att informationen inte förvanskas. Det måste finnas säkerhetsmekanismer som säkerställer att informationen alltid är rätt. Dessutom kräver tillgängligheten för flygplanen att denna del av systemet alltid finns tillgänglig.

Till råga på allt så kommer detta att drabba våra utländska kunder som köpt Gripen. Dom har nämligen gått med i ett gemensamt underhållskoncept där apparater och reservdelar poolas mellan Sverige och de utländska baserna. Om PRIO i framtiden är verktyget för att hantera detta underhåll så måste antingen en helt separat lösning tas fram för de utländska operatörerna (till stora kostnader), eller så måste säkerhetsskyddet i PRIO kunna separera en tjeckisk eller ungersk användare från en svensk.

Industrin kommer också att ha behov av att komma åt PRIO då flygplanen ofta är inne på modifiering och underhåll på centrala verkstäder. Med tanke på att vissa delar av denna industri numera ägs av utländska bolag så kan det bli en intressant debatt kring att få fram fungerande lösningar. Tyvärr tänker FM på vare sig industri eller utländska kunder när dom kravställer PRIO.

Ska hela PRIO anpassas för summan av dessa krav kommer det att bli mycket dyrt och krångligt att använda. Är det inte bättre att ha ett antal olika system som är optimerat för sin respektive del, men se till att det går importera och exportera data som kan användas i den centrala ekonomiska övervakningen?

Sammanfattning
- PRIO kommer att få mycket svårt att ekonomiskt gå runt

- FM personal kommer att få lägga stora delar av sin arbetstid på att hantera PRIO

- Luftvärdigheten riskerar att påverkas om PRIO även integrerar de delar av FM stödsystem som idag hanterar logistik för flygplan och helikoptrar.

Ett stort fel i logiken med införandet av PRIO är att man enbart kommer att få koll på var pengarna tar vägen, inte vilken effekt man får för pengarna. Det måste finnas någon typ av resultatvärdering då vissa saker måste få kosta mer än andra. Försvarsmaktens syfte är inte att vara billig, utan att få effekt för de pengar som investeras. Tyvärr så verkar våra svenska politiker vara mer intresserade av kostnader än av effekt.

Det är synd att projekt liknande PRIO och ORION drivs internt av FM i stället för att drivas av en anskaffningsorganisation som FMV, som trots brister dock har utbildade ekonomer och projektledare som är vana vid upphandling av komplexa produkter. Nu drivs det i stället av officerare utan djupare kunskap om ekonomi. Att vara utbildad civilekonom är som jag tidigare skrivit om ingen merit i FM. Att dölja liknande projekt i FM verksamhet minskar dessutom insynen från både politiker och allmänheten, något som JK tidigare kritiserat ORION projektet för. Och ja, WM-data var inblandade även i ORION…

I övrigt finner Justitiekanslern att allvarlig kritik kan riktas mot det sätt på vilket berednings- och beslutsprocessen i samband med säkerhetsgodkännandet hanterats inom Försvarsmakten. Systemet har godkänts trots att det innehöll ett stort antal brister och att beslut om driftssättning inte kunde fattas utan uppenbar risk för brott mot gällande författningar. (JK granskning av ORION, Dnr 3565-99-90, 2000-04-17)

Straffades någon för misstagen med ORION?

Både Håkan A och Carl E, vilka svarade för faktaunderlaget vid föredragningen, gav vid denna intrycket att de allvarligaste bristerna var åtgärdade. Rollfördelningen mellan de föredragande var emellertid inte helt utklarad. Vidare förutsatte de båda nyssnämnda att cheferna hade kunskap om läget vad gällde bristerna. Eventuell tjänsteförseelse genom underlåtenhet att redovisa relevanta faktiska omständigheter i samband med föredragningen bedömde Stefan R som ringa. Något fel eller försummelse för beslutet om säkerhetsgodkännande kunde inte falla på de övriga berörda, dvs. Johan K, Erik R och Håkan B. Stefan R var av den uppfattningen att ärendet inte skulle föranleda något disciplinärt förfarande. (JK granskning av ORION, Dnr 3565-99-90, 2000-04-17)

Det är med andra ord idag mer straffbart i FM att ha en pornografisk bild i sin dator än att slarva bort 400 MSEK på ORION. Då PRIO beräknas kosta 2,5 miljarder (hittills har PRIO enligt statskontoret kostat 1100 MSEK om man inte räknar med bl.a. FM lönekostnader m.m.) så borde huvuden rulla om det bara blir ett luftslott. Vad annars står begreppet ÖRA – Öppenhet, Resultat och Ansvar för i FM Värdegrund? Risken är stor att JK om några år tvingas göra en liknande genomgång av PRIO som efter misslyckandet med ORION. Vore jag medarbetare i PRIO skulle jag därför noggrant dokumentera allt som händer för att kunna rädda mitt skinn vid en eventuell granskning om några år.

Den 6 april 2010 tas införande 2 (ekonomi och återstående HR delar) i drift vid samtliga FM 35 förband. Vore jag lede fi så skulle jag likt Egypten och Syrien under Jom Kippurkriget välja denna dag för att anfalla. Hmm, 9 april vore kanske en mer symbolisk dag för införande 2 av PRIO? Den ursprungliga planen var att införande 2 skulle ske den 1 april, men någon tyckte tydligen att det var lite för uppenbart att folk skulle skämta bort införandet…

Visst är det en smula ironiskt att just det system som FM inför för att hålla bättre koll på verksamheten är belagt med så många frågetecken och dålig styrning. En sak kommer i varje fall PRIO lyckats med. Försvarsmakten kommer att veta var pengarna tar vägen i framtiden. Stora delar av budgeten kommer att nämligen gå till att hålla PRIO i drift. Därför kan jag inte göra annat än att instämma i statskontorets råd till regeringen: Följ upp Försvarsmaktens införandet av PRIO!

Likt Titanic har PRIO sjösatts och befinner sig på sin jungfrufärd. Dags nu att be orkestern spela en sista låt och hissa flaggan på akterdäck.



Uppdaterad 10-03-28, 12:22
Läs mer om PRIO på Wiseman, Cynisk, Morgonsur och Väpnaren.