Jobbar vi på rätt sätt?

I Storbritanien har man ett begrepp som kallas "Urgent Operational Requirement". Detta är ett sätt att anskaffa utrustning till sin försvarsmakt när den normala beställningsprocessen inte fungerar. Man har insett att när det snabbt behövs t.ex. skottsäkra västar som inte tynger ner en soldat i Afghanistan så går det inte att vänta ett år på en kravspecifikation från högkvarteret, 6 månader på en EU upphandling, ett år på leverans och ytterligare 6 månader för utprovning. Dessutom så är det lättare att få pengar via UOR då det finns en summa reserverat varje år utanför den vanliga försvarsbudgeten för just denna typ av anskaffning. Exempel på UOR är minskyddade fordon till Afghanistan och Irak, prickskyttegevär och uppdateringar av helikoptrar.

Tyvärr så är det ordinarie systemet för upphandling så komplicerat att numera sker fler och fler av upphandlingarna via UOR-processen. Detta har resulterat i allt för många fall i undermåliga produkter då kravspecifikationen blivit dålig och upphandlingen gått för snabbt.

Även i Sverige har vi försökt oss på s.k. "snabbspår" då också vår upphandlingsprocess tar tid. Ett av dessa "snabbspår" känner vi alla till och det var anskaffningen av helikoptrar för NBG08. Vare sig HKP4 eller HKP10 blev klara i tid. Nu ser det dock ut som HKP10 blir klar till insats i Afghanistan 2011, men något "snabbspår" blev det verkligen inte. Ett annat försök var NVG - Night Vision Goggles till Gripen. Trots att det fanns gedigen kunskap hos FMV T&E och trots att det flugits med NVG i många år tog upphandlingen och integrationen flera år.

Har vi då helt och hållet tappat förmågan till snabba upphandlingar?

FMV kritiseras ofta för att göra dåliga upphandlingar och det stämmer tyvärr allt för ofta. Men orsaken till detta kan man se bakom de politiska styrningar som getts de senaste åren.

- Personalneddragningar. FMV ska anpassa sin storlek till personalramar och en myndighetsbudget. Inte till hur många uppdrag som man har att hantera! Precis som Försvarsmakten ska hantera hotbilden efter budgeten så är detta ett helt bakvänt tankesätt. Personalramar ska styras efter antal uppdrag och ekonomin i uppdragen, punkt slut. På så sätt blir också FMV en mer affärsinriktad myndighet.

- Arbeta på högre systemnivåer. FMV ska numera enbart vara en upphandlande myndíghet och lägga ut mer och mer av teknikansvaret på industrin inom ramen för deras MTC (se nedan). I stället för tekniska experter anställer FMV s.k. "förmågeansvariga" projektledare. Men hur ska FMV då ha gedigna tekniska kunskaper för att kunna granska en offert? Nu blir det tyvärr allt för ofta som en offert granskas enbart ur kostnadssynpunkt. Att sedan den aktuella industrin inte har en chans att realisera produkten till full funktion inom utlovad tid eller pris har man inte förmåga att genomskåda. Kanske detta problem måste lösas genom att koppla varje kontrakt till kraftiga viten vid förseningar? Givetvis kommer i så fall produkten att bli dyrare. Har vi då sparat något? FMV blir billigare, men produkten blir dyrare!

Framtiden ser inte bättre ut, snarast tvärtom. FMV kommer att genomgå ytterligare personalnedskärningar som en del av den s.k. Hafströmska Stödutredningen. Den fick i första vändan underkänt av alla inblandade myndigheter och nu pågår ett omtag på rapporten, den s.k. Hafström 2.0. Men vad än den nya rapporten säger så blir det med stor sannolikhet inte fler anställda.

Risken är snarare att de nya politiska styrningar som ges ytterligare kommer att förvärra läget.

OPS - Offentlig Privat Samverkan är ett koncept att lägga ut mer ansvar för underhåll m.m. på industrin. Fördelen är att Försvarsmakten ska spara pengar. Nackdelen är att Försvarsmakten kommer att tappa kompetens inom området. De frågor som mycket snart måste besvaras är: Vilken kompetens ska vi ha kvar? Vad behövs i en eventuell insats? Vad behövs för att skriva nästa kontrakt? FMV använder ofta FM personal vid upphandlingar. Om FM tappar kunskaperna måste snart FMV använda sig av industrin eller konsulter för att kunna skriva kontrakt med industrin. Här finns det stora risker för jäv!

Som lök på laxen kommer våra svenska regelverk in och gör det svårt att arbeta.

RML - Regler för Militär Luftfart infördes som en konsekvens av Långholmenhaveriet. Syftet var att kopiera civila regelverk som JAR, FAR, BCL, ISO 9000 m.m. för att få en ökad kvalitet och kontroll på levererad produkt och hur vi arbetar. Det ska finnas spårbarhet från beslut till produkt. Ansvaret delas upp mellan Operatör - Försvarsmakten, Leverantör/Upphandlare/Innehavare av Materiel System Intyg (MSI) - FMV och Tillverkare/Leverantör/Innehavare av Militärt Typ Certifikat (MTC) - Saab/Volvo. Alla ska jobba efter godkända processer och kunna visa upp hur alla ändringar i produkten förs in.

Detta är ju i och för sig bra. Problemet är att vi svenskar som vanligt tolkar regelverk med preussisk disciplin. Resultatet blir att det blir så svårt att arbeta att vi ofta tvingas ta godkända genvägar (som var tänkta att utnyttjas endast i nödfall).

Tydligast illustreras detta med hur vi arbetar med manualerna för Gripentekniker och piloter, AMP - Aircraft Maintenance Publication och AOM - Aircraft Operators Manual.

Ta ett exempel med ett mindre fel som uppstår som kräver en ändrad instruktion för teknikern och piloten. Den felaktiga manualen säger att en lampa ska lysa grönt när den i själva verket lyser rött. Enligt godkända processer så kräver detta:

- Uppdatering av samtliga inblandade systemrapporter. Detta kräver ca 10 signaturer från inblandade materielgruppsansvariga och chefsingenjörer för varje rapport som påverkas.

- Uppdatering av typrapport. Detta kräver påskrift av chefsingenjörer samt head of design.

- Uppdatering av AMP och AOM. Kräver påskrift av både Saab och FMV då det är en publikation som ges ut av FMV.

- Beställning av kopiering av AMP och AOM.

- Distribuering av ändring till brukaren.... Pust!

Nu har alla inblandade blivit gråhåriga och i värsta fall har flygplanen stått på backen i en vecka eller två. Vad gör vi då för att få detta att fungera i praktiken? Jo, vi tar godkända genvägar och ger ut alltihopa via ett s.k. avsteg. Detta kräver endast fyra signaturer på Saab, skickas på fax till FMV som sätter på ett försättsblad med endast en signatur. FMV faxar detta till HKV som ger ut en Operationell Order på fax till förbanden. Summa summarum kan detta gå på mindre än 24 h.

Bra, tänker alla som läser detta. Problemet är att ute på förbanden så står det i slutändan en stackars tekniker eller pilot med sin AMP och AOM och sjuttielva olika avsteg att hantera! Har systemet blivit säkrare? Nej! Jobbar vi på rätt sätt? Givetvis inte!

Slutsats:
Om vi ska ha en fungerande materielanskaffningsorganisation inom Försvarsmakten och FMV måste vi snarast stoppa utarmningen av kompetens och börja arbeta på ett effektivare sätt:

- Använd processer som det går att jobba med. Inte enbart processer som är politiskt korrekta.

- Behåll personal med teknisk kompetens på FMV, inte bara projektledning, ekonomi och juridik.

- Sälj inte ut all kunskap från Försvarsmakten, den är dyr att köpa tillbaka.

Resultatet blir att vi lättare kan uppfylla kraven på en effektivare organisation med mindre personal enligt Hafström 2.0 och vi skulle på köpet få en säkrare produkt. Vi skulle minska behovet av att göra avsteg i upphandlingar och produktändringar. Alla skulle vara nöjda! Förutom möjligtvis regeltalibanerna...