Stödsystemens förbannelse (uppdaterad)

I mitt förra inlägg om förändringar som lägger över stödfunktioners arbete på den vanlige officeren så fick jag en hel del kritik. En del tyckte att jag inkompetensförklarade officerskåren för att dom riskerar att blanda ihop sin egen och arbetets ekonomi när dom själva får hantera faktureringen för resekostnader. Andra tyckte jag var en "looser" eller "drop-out" bara för att jag anser att en officer ska fokusera på det han är utbildad för och inte hela tiden göra andra funktioner då personalen som borde ha utfört dessa uppgifter skärs bort.

Med risk om ytterligare inkompetensförklaring av mig själv och officersyrket så fortsätter jag ...

När jag började min karriär i FV hade vi sekreterare på divisionerna. Detta bytte dock snart namn till divisionsassistenter (även fast dom fortfarande gjorde samma jobb). Bara flottiljchefen fortsatte att ha en riktig sekreterare. Det har dom ännu och alla som arbetar på en flottilj vet vilken makt dessa sekreterare har då dom äger chefens möteskalender.

En ytterst vanlig administrativ uppgift Försvarsmakten är att skriva och skicka ut skrivelser.

När jag började min karriär så skrev jag min skrivelse. Jag gick till min assistent och fick ut ett KMÄ nummer och löpnummer för skrivelsen. Sedan gick jag till chefen som skrev på och därefter åter till assistenten som kopierade och skickade ut skrivelsen till alla på sändlistan. Mitt jobb var att göra det jag var bra på d.v.s. att se till att innehållet var rätt. Resten gjorde andra, som utförde detta arbeta snabbare och effektivare än vad jag själv kan göra.

Sedan infördes digitala system för att plocka ut ett skrivelsenummer och en central expedition. Jag loggade då in på en server och fick ut ett skrivelsenummer (löpnummer för enheten). Detta nummer lade jag själv in i skrivelsen, gick till chefen och fick påskrift och sedan ner till expeditionen som kopierade och skickade ut. Lite mer jobb på mig, men fortfarande inga större problem.

Nästa besparingsdirektiv var att expeditionen inte fick lägga ner tid på att göra kopior. Då fick jag själv ställa mig vid kopiatorn (som allt för ofta är trasig) och kopiera t.ex. 20 kopior. Jag får själv lägga på de som ska med post (vissa öppna skrivelser kan e-postas, men ibland har man inte alla bilagor digitalt). De hemliga skrivelserna får inte kopieras på en vanlig kopiator. Då får man gå till den centrala kopieringsavdelningen och beställa 20 kopior av skrivelsen (vilket beroende på beläggning innebär att man får gå tillbaka och efter ett par timmar åter för att hämta kopiorna). Därefter går man ner till den centrala expeditionen som stämplar alla kopiorna och sedan skickar ut dom. Nu börjar det helt plötsligt ta ganska så lång tid för något som inträffar någon gång per vecka.

Nu har vi precis infört ett digitalt ärendehanteringssystem. Skrivelser ska numera skickas elektroniskt till chefen för signatur och sedan till registrering. Underbart! Äntligen något som får mig att spara tid. Om det fungerade det vill säga...

Ett exempel: Jag har en tidigare skrivelse som ska skickas ut i en uppdaterad version med några små ändringar. Den ligger i Word-format på min hårddisk. Fem minuters jobb att ändra skrivelsenummer, datum och få en ny påskrift i den tidigare analoga världen. I den digitala måste jag skapa en ny skrivelse då löpnumren automatgenereras i det nya digitala ärendehanteringssystemet och fylls i den färdiga mallen. Därefter kopierar jag allt innehåll från den gamla skrivelsen in i den nya, gör dom önskade uppdateringarna och sparar samt checkar in dokumentet i stödsystemet. Därfter försöker jag skicka det till min chef för digital signatur (och småler en smula innombords då jag vet att han kommer att slita sitt hår för att komma på hur han ska lösa det). Men ingenting händer! Jag kör e-utbildningspaketet en gång till och försöker igen. Samma icke-resultat. Jag kör e-utbildningspaketet sju gånger på raken för att försöka lista ut om jag missat eller missuppfattat något, men jag blir inte särskilt mycket klokare.

Jag går då till min administratör och hon säger glatt "Nej, den funktionen fungerar inte!".

Hmm. Hur ska jag då lösa detta problem. Jo, självklart finns det en lösning. Jag får skriva ut dokumentet som vanligt. Sedan gå till min chef för manuell påskrift. Därfter gå till närmaste scanner och scanna in dokumentet med signatur och i det digitala stödsystemet fästa detta till mitt Word-dokument och in i det digitala arkivet. Efter det går jag till kopiatorn och kopierar dokumentet och skickar ut som vanligt. Det arbete som tidigare tog mig fem minuter att göra och en assistent kanske 10 minuter har nu tagit mig fem timmar. Bortkastad tid är 4 timmar och 45 minuter. Hade jag kunnat använda dessa 4,5 timmar till att träna med min AK-5 hade jag varit elitskytt vid detta laget.

Om varje anställd får gå igenom denna procedur en gång per vecka så har det på en normalstor enhet med 500 personer slösats bort 2250 timmar i veckan. Det innebär ca 1,5 årsarbetskrater förloras i veckan och på ett år innebär det ca 60 årsarbetskrafter. D.v.s. över 5% bortkastad arbetstid bara för att ett nytt "stödsystem" förs in, alternativt kunde vi behållt 60 administratörer för att göra jobbet och dessutom sparat in utvecklingskostnaderna för detta nya stödsystem.

Förhoppningsvis så kommer systemet att fungera bättre i framtiden, med det lilla abret att i många fall kräver utomstående myndigheter en analog signatur. Det innebär att min chef får skriva på dokumentet både i datorn och på papperet. Jag får hantera dokumentet både med kopieringsapparaten och elektroniskt på nätet...

Visst, ju fler gånger jag använder systemet, ju snabbare kommer det att gå. Använder jag det hela tiden så kommer det att gå blixtsnabbt. Men då är jag ju plötsligt själv en av de administratörer som jag skulle ersätta? För den vanlige användaren som gör det lite då och då kommer det att innebära att han aldrig blir särskilt bra och därmed tar det tid varje gång.

Tyvärr så mäts det allt för sällan kvaliteten på hur vi arbetar, eller vad vi producerar. Oftast mäts det enbart hur många timmar vi är på jobbet och sedan så är alla nöjda.

Ytterligare en liten bäck... Inte undra på att det då och då dyker upp svarta hål i systemet.

P.S. En liten fundering. Om vi kunde få talibanerna att arbeta på samma sätt i Tora-Bora grottorna så skulle dom inte få tid över till att tillverka IED. Möjligtvis skulle dom lösa ut sin självmordsbomb på kontoret i ren frustration...

Uppdaterad 10-01-23,17:37
Jag kunde bara inte låta bli att lägga in denna "användarmanual" till FMV:s nya dokumentationssystem. Tydligen är det någon mycket irriterad FMV medarbetare som blivit av med en smula frustration genom att använda Photoshop en stund...